上市櫃官網建置案，各部門要準備什麼？跨部門備料分工指南
Eric Wang（通過ISO 27001 Lead Auditor 認證）
被交辦「去把公司官網做起來」的那一刻，多數企劃或特助的第一個念頭是找廠商、比報價、看案例。但真正拖垮專案時程的，往往不是找廠商，而是找廠商之後的事—官網要放的資料橫跨總經理室、產品部、財務部、稽核、人資、資訊部，窗口一個人要去跟五、六個部門要東西，而多數部門主管的優先順序裡，「配合網頁公司要資料」通常排不進他們的時程裡。
這篇文章整理上市櫃官網常見的八大內容區塊、各自該找哪個部門、以及實務上最常卡關的環節與解法，讓窗口在專案啟動前就能把「跟誰要什麼」想清楚。
延伸閱讀：上市櫃公司官網建置重點：一次看懂 IR、ESG、資安與資訊揭露規範
為什麼上市櫃官網一定是跨部門專案
一般公司網站可能行銷部一手包辦，一兩個人就可以把網站架起來，但上市櫃公司的官網不一樣——網站上揭露的內容範圍是被法規決定的，資料源頭也分散在各部門。
投資人專區的財報、股東會資料要找財務與股務單位；公司治理專區的董事會、委員會資訊要找董事會秘書室；ESG／永續專區要找永續經營團隊或稽核；人才招募資訊要找人資。
窗口如果沒有一份清單在手上，跨部門溝通會變成「憑印象去問」，漏東西、要錯人、來回確認的成本會直接反映在專案時程上。
什麼人適合當這位跨部門溝通的窗口？
跨部門備料能不能順利，除了清單做得夠不夠具體，很大程度其實取決於窗口這個人本身的條件。我們歸納了以下幾個特質，是實務上比較容易把備料工作做順的窗口通常具備的：
- 有明確的內部授權
窗口如果只是被主管口頭交代「你去弄一下官網」，去跟各部門要資料時很容易被當成平行單位的請託，容易得到「你先做，我再看」的回應。比較順利的做法，是專案啟動前由總經理或董事長室正式發一份內部公告或信件，明確說明官網專案的負責窗口是誰、需要各部門配合的期程，讓窗口手上有「這是老闆交辦的事」這張牌可以用。
- 熟悉公司的組織架構
通常這個窗口在公司裡需要有一點資歷，知道「投資人專區的資料要找財務部」是基本功，但真正有效率的窗口，通常還知道財務部裡實際負責股務、負責法說會簡報的是哪一位同事，能直接找對人，而不是把需求丟進部門信箱後被層層轉發、拖延。
- 具備基本的數位／網站素養
最主要是能當廠商與部門之間的翻譯，窗口不需要懂程式或設計，但需要可以理解基本的網站概念（例如頁面、後台、圖片解析度、RWD 是什麼）。這邊有一個重點：只要願意學、能吸收基本概念，就算一開始完全不懂也沒關係，這項特質是可以速成的，不像「有明確授權」或「熟悉組織架構」需要時間累積。
- 有一定的督促力
跨部門要資料很少一次就到位，需要窗口願意持續追蹤進度、適時提醒，但又不會讓被要求的部門感到被逼迫，這種「軟性但不放棄」的溝通節奏，往往是備料能不能準時到位的關鍵。
- 對自家公司的業務有基本理解
不需要是產品專家，但如果窗口完全不了解公司在做什麼，收到十年前的舊規格表或解析度不足的照片時可能看不出問題，等到網頁公司或稽核發現才回頭補件，也會拖慢整體時程。
如果窗口本身還沒有足夠的內部份量，建議在專案啟動前，先請總經理室或老闆出面公告官網專案與負責窗口，這比窗口自己一家一家去溝通有效率得多——回頭呼應前面說的：跨部門備料，很多時候卡的不是資料本身，而是「誰有資格開口要」。
官網八大內容區塊：誰負責、要準備什麼對照表
以下依內容性質分成八大類，由於細分多達70項，以下僅列出每類最關鍵的資料與建議提供部門：
一、關於我們
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 公司簡介 | 成立時間、核心產品／服務、主要市場、營運據點 | 總經理室／業務或行銷部 |
|
董事長的話 總經理的話 |
照片、簽名檔、年度經營方向、未來展望 | 董事長室／總經理室／特助 |
| 公司沿革 |
成立、增資、設廠、上市櫃、併購等年度大事紀 |
總經理室／行銷部 |
| 經營團隊 | 姓名、職稱、照片、學經歷 | 總經理室／特助／人資部 |
二、產品或服務介紹
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 產品資訊與規格 | 名稱、型號、特色、技術參數、適用產業 | 產品部／研發部／工程部 |
|
產品圖片 |
主圖、細節圖、應用情境圖（可用的高解析原始檔） | 產品部／行銷部 |
| 產品附件 |
型錄、規格書、操作手冊 |
產品部／研發部 |
三、能力優勢
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 研發與製造能力 | 研發團隊、核心技術、產能、廠區照片 | 研發部／製造部 |
|
品質管理 |
品質政策、品質認證 | 品管部／製造部 |
| 案例實績 |
客戶背景、導入內容 |
業務部／專案管理部 |
四、投資人專區
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 公司與資本資訊 | 股票代號、實收資本額、統一編號 | 財務部／股務單位 |
|
每月營收與財報 |
月營收、年營收、中英文財報 | 財務部 |
| 股東會資料 |
開會通知、議事手冊、年報、議事錄 |
股務單位／董事會秘書室 |
| 法人說明會 | 日期、簡報、會議資訊 | 投資人關係單位／財務部 |
| 重大訊息 | 內容、公告日期、公開資訊觀測站連結 | 發言人／法務部 |
五、公司治理
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 董事會與功能性委員會 | 董事會成員、職責、任期、運作情形 | 董事會秘書室／公司治理主管 |
|
誠信經營與風險管理政策 |
守則、防貪腐、風險治理架構 | 法務部／稽核室 |
| 資訊安全政策 |
管理制度、教育訓練、事件應變機制 |
資訊部 |
| 檢舉管道與處理流程 | 信箱、受理單位、調查與回覆流程 | 稽核室／法務部／人資部 |
六、永續管理（ESG）
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 永續願景與治理 | 策略主軸、推動小組、董事會報告機制 | 永續經營團隊／總經理室 |
|
永續報告書 |
中英文版本、第三方確信聲明 | 永續經營團隊／財務部 |
| 利害關係人與溝通機制 |
利害關係人分類、關注議題、溝通管道 |
永續經營團隊／公司治理主管 |
七、人力資源
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 人才理念與招募介紹 | 企業精神與品牌、應徵流程 | 人資部 |
|
職缺資訊與應徵入口 |
職稱、工作內容、應徵管道 | 人資部／招募單位 |
| 薪酬福利與職業安全 |
福利制度、職安衛政策 |
人資部／環安衛單位 |
八、網站使用條款
| 資料類型 | 客戶需準備內容 | 主要提供部門 |
|---|---|---|
| 隱私權政策與 Cookie 機制 | 個資蒐集目的、Cookie 清單與同意機制 | 法務部／資訊部 |
|
使用條款與智財聲明 |
使用限制、內容權利歸屬 | 法務部 |
中英文同步是橫跨所有八大類的共同要求——對有外資、港股投資人的上市櫃公司，英文內容不是加分題而是基本盤，建議在備料階段就同步規劃中英文版本，而不是中文上線後才回頭補英文。
上市櫃公司最常卡關的五個環節：讓凱士與 AI 來幫你！
跨部門備料最容易卡在同幾個地方。以下是實務上最常遇到的五種狀況，以及凱士在專案中實際採用的解法：
1. 高階主管撰寫內容沒人敢催，也不敢代筆
資料備齊平均 2 週，最快有 2 天就拿到資料。
董事長的稿件卡關與否，通常取決於老闆的個人風格。有些老闆很忙，願意授權特助或公關部先寫初稿、自己審稿即可；但也有老闆堅持親自執筆。無論哪一種，都可以透過 AI 加速：把老闆過去發表過的文稿彙整起來，或利用老闆出差、交通途中做簡單的口述訪談錄音，把這些素材交給 AI 整理成初稿，老闆親自審過後再上線——把「從零下筆」變成「改到位」。
2. 產品部給的照片解析度不足、規格表過舊
資料備齊平均 2 週，因為圖檔給設計人員慢慢修，最慢 3 個月才拿到資料。
照片解析度不足，可以用 AI 重新生成高解析影像，但生成結果一定要請產品部人員複驗，確認外觀沒有與實際產品產生落差。規格表則可以透過 AI 直接把舊檔轉成網頁可用的格式，再請產品部門在後台複核內容無誤後才對外發佈。
3. 語系翻譯資料無人負責
資料備齊最慢 1 年還沒拿到資料。
先用 AI 把中文定稿轉譯為英文初稿，再請各權責單位審核——尤其專有名詞的部分要特別檢視，避免 AI 轉譯與實際業務用語有落差，讓客戶看了覺得不夠專業。這個流程可以把「翻譯」從一個獨立耗時的任務，變成「審核」這種輕量許多的工作。
4. 財務數據要等待層層簽核
這個有現成的數字了，通常會比較快，資料備齊平均 1-2 週即可。
財務數據的呈現格式其實有慣例可循，做法是先把其他上市櫃公司財報頁面的呈現樣式與後台更新方式提供給財務部參考確認，格式一經確認，網頁架構就可以先動工，財務部只需要在上線前補上實際數據即可，不需要卡在等格式定案。
5. 驗收時全部翻案
這邊通常快得很快、慢得就很久。
對非網頁背景的部門主管來說，網站原始碼很抽象，很難光憑文字說明就想像出成品長相。解法是找相關的網頁範例給各單位參考，建立具體的視覺概念；也可以用 AI 快速生成版面提案稿，讓各部門在設計討論階段就能看到接近成品的畫面，及早對焦，避免驗收時才發現認知落差。
進行上市櫃公司專案前：4個給窗口的建議
1. 進行跨部門行前說明會
專案啟動前，先透過行前說明會把八大類清單發給對應部門主管，讓大家清楚知道自己被交辦了什麼，而不是等之後再一個一個去堵人。
2. 用具體的清單或文件要資料
清單越具體，你想要蒐集的資料越容易一次到位，例如：直接列出「董事會成員姓名、職稱、照片、學經歷」的欄位，而不只是籠統的寫「董事會資料」。
3. 預留簽核時間
尤其是財務數據、董事長稿件這類需要層層核決的內容，建議在時程規劃時多留一至兩週作為緩衝。
4. 資料沒齊全不代表不能開工
很多人會以為我東西要一次整理好再開始動工，其實可以不用！我們會建議可以先動工網站架構、頁面設計，數據與定稿內容分批交付，善用 AI 草稿降低「從零開始寫」的門檻，也降低忙碌主管們的戒心。
凱士怎麼協助窗口做跨部門備料
凱士在 15 家+ 上市櫃官網的建置經驗中，把常見的官網內容需求整理成結構化的資料準備表，專案啟動時就交給窗口，讓窗口不用自己回想「網站到底要放什麼、要跟誰要」。
搭配可依部門切分權限的後台，各部門日後可以直接維護自己負責的區塊，不需要每次更新都回頭麻煩窗口或資訊部門統一處理。
延伸閱讀：上市櫃公司官網案例
常見問題 FAQ｜上市櫃公司內容備料相關問題一次解答
Q1：官網改版通常要準備哪些資料？
上市櫃官網的內容大致分八大類：公司簡介、產品服務、能力優勢、投資人專區、公司治理、永續管理（ESG）、人力資源、網站使用條款。每一類底下都有具體的資料項目與對應的提供部門，建議專案啟動前就對照清單分工，而不是邊做邊想。
Q2：投資人專區的資料應該由哪個部門提供？
主要是財務部與股務單位，涵蓋公司基本資料、每月營收、財務報告、股東會資料、股利資訊；重大訊息則多由發言人或法務部負責；法人說明會資料通常由投資人關係單位彙整。
Q3：各部門不配合給資料怎麼辦？
常見做法是專案啟動前先召開跨部門說明會，讓各部門主管清楚知道自己被交辦的範圍與時程，並用具體的清單（而非籠統要求）去要資料，同時預留簽核緩衝時間。
Q4：資料還沒齊可以先開始做網站嗎？
可以，網站架構與頁面設計可以先動工，數據與定稿內容分批交付；若擔心從零開始會很耗時，可利用 AI 協助產出初稿，讓相關部門用「審核修改」取代「從頭撰寫」，加快備料速度。
Q5：網站上線後的內容更新要怎麼分工？
建議在建置階段就依部門切分後台權限，讓各部門日後自行維護所屬區塊的內容，而不是每次更新都要透過窗口或資訊部門統一處理。
官網專案卡在跨部門備料？我們把這件事變簡單了
凱士在 15 家以上上市櫃公司官網的建置經驗中，累積了一套結構化的資料準備引導流程，專案啟動時就直接交給窗口，讓窗口不用自己回想「網站到底要放什麼、要去跟誰要」。
遇到董事長稿件卡關、產品規格過舊、財務數據簽核冗長這類常見狀況，我們也習慣用 AI 協作的方式，把「從零開始寫」變成「審核修改」，實際縮短備料所需的時間。
如果你正被交辦官網專案，還沒想清楚要跟誰要什麼資料，歡迎聯絡我們，讓凱士協助你一起盤點。
