發佈會議通知是專案管理很重要的一件事,如果討論雙方只是口頭約定而沒有發起會議通知,當有爭議時,就很難追究責任歸屬。這時候利用Google日曆發起會議通知,就能將雙方面的口頭約定double check,也在Google雲端上留存數位記錄。

接下來我們介紹一下如何運用Google日曆幫我們完成會議通知及追蹤的工作。

 

1. 新增會議

登入Google日曆後,直接用滑鼠在會議時間上點選,就可以新增一則活動(會議)。你可以在「事項」輸入會議標題,如:XX專案-網頁版型設計討論,再按「建立活動」就可以快速建議一則會議,或點選「編輯活動詳細資訊」編輯更多的會議資訊。

網頁設計 Google日曆 新增會議

2. 編輯會議時間

接著設定一下會議時間。
如果勾選「重覆」,Google還會問你重覆頻率的相關設定,可以用它來做週期性的提醒(例如:每月業務檢討會議)

網頁設計 編輯Google日曆的會議內容

3. 編輯會議地點

如果輸入地址,系統還會直接顯示Google地圖的連結,讓你直接查閱地圖路線。也可以簡單輸入「Skype」或「電話」,做為日後查詢備忘,回想當時是在電話中或是在哪討論的。

網頁設計 編輯Google日曆 會議地點 Google地圖

4. 編輯會議內容(說明)

一般而言,都是在說明欄輸入「會議資訊」

網頁設計 會議資訊

 

你也可以善用這塊區域做為會議記錄,包含「議題」、「結論」與「下一步」,便於日後直接用Google搜尋。

網頁設計 會議資訊內容

5. 新增附件

可以用「新增附件」來附上會議記錄、討論圖檔,做為會議的備忘。

網頁設計 Google日曆 新增附件

6. 設定邀請對象

可以把與會人士都加入到邀請對象中,不管是不是Gmail帳號,只要輸入email就可以。
如果有部份的人只需要知會,不需要出席,可以點選「將部份受邀者設為不需出席」再進階設定。

網頁設計 Google日曆 邀請對象
 

全部設定後,點選「儲存」就可以完成會議通知。

7. 送出會議通知mail

儲存後,系統會問你是否傳送,若選擇「傳送」,將會把這個會議通知email,傳送給所有邀請對象。

網頁設計 Google日曆 發出會議通知mail

 

另外,若對方沒有Google日曆帳號,會出現這個畫面,點選「邀請外部參與者」則系統會發出邀請函,邀請對方申請Google日曆。

網頁設計 Google日曆 邀請組織外的人
 

 

想跟我們談談你的網頁設計構想嗎?

 

 

網頁設計洽詢 >